Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan. Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan, Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

Materi SPIR

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Lingkungan suatu perusahaan terdiri dari delapan elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat buruh, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan elemen-elemen lingkungan.

Usaha awal perusahaan menggunakan informasi sebagai suatu cara mencapai keunggulan kompetitif dimulai dengan membuat hubungan komputer dengan para pelanggan. Electronic Data Interchange, atau EDI, memberikan dasar teknologi bagi perusahaan-perusahaan untuk berkumpul membentuk sistem antar organisasi (inter organizational system), atau IOS. EDI dapat menangani transmisi elektronik kepada dan dari pelanggan, pemasok, pemerintah, dan masyarakat keuangan. Arus informasi dengan elemen lingkungan yang lain lebih sukar dilakukan secara elektronik, dan mungkin menggunakan hubungan non-komputer. Pandangan yang mutakhir mengenai keunggulan kompetitif menyadari pentingnya arus informasi antara semua elemen lingkungan.

Sumber daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumber daya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.

Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih dipraktekkan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia. Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan ini dinamakan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.

Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan sebagian memiliki kemampuan pemrograman. Sebagian lagi adalah para spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Walaupun semakin banyak sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir, sistem-sistem tersebut biasanya DSS yang relatif sederhana dan sistem OA yang dimaksudkan bagi mendukung perseorangan. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.

EUC akan terus ada; EUC menguntungkan perusahaan dengan me-mindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem yang buruk sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilangnya integritas data, hilangnya keamanan. Risiko-risiko ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen.

Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM berkembang jika:
(1) perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif,
(2) para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama,
(3) para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka,
(4) para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan strategis,
(5) terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal, dan
(6) rencana tersebut membahas masalah end-user computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkat-tingkat manajemen, area-area fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan IRM akan menjadi tanggung jawab para eksekutif tahun 1990-an dan menjadi tema yang mendasari buku ini