Materi SPIR

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Lingkungan suatu perusahaan terdiri dari delapan elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat buruh, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan elemen-elemen lingkungan.

Usaha awal perusahaan menggunakan informasi sebagai suatu cara mencapai keunggulan kompetitif dimulai dengan membuat hubungan komputer dengan para pelanggan. Electronic Data Interchange, atau EDI, memberikan dasar teknologi bagi perusahaan-perusahaan untuk berkumpul membentuk sistem antar organisasi (inter organizational system), atau IOS. EDI dapat menangani transmisi elektronik kepada dan dari pelanggan, pemasok, pemerintah, dan masyarakat keuangan. Arus informasi dengan elemen lingkungan yang lain lebih sukar dilakukan secara elektronik, dan mungkin menggunakan hubungan non-komputer. Pandangan yang mutakhir mengenai keunggulan kompetitif menyadari pentingnya arus informasi antara semua elemen lingkungan.

Sumber daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumber daya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.

Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih dipraktekkan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia. Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan ini dinamakan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.

Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan sebagian memiliki kemampuan pemrograman. Sebagian lagi adalah para spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Walaupun semakin banyak sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir, sistem-sistem tersebut biasanya DSS yang relatif sederhana dan sistem OA yang dimaksudkan bagi mendukung perseorangan. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.

EUC akan terus ada; EUC menguntungkan perusahaan dengan me-mindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem yang buruk sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilangnya integritas data, hilangnya keamanan. Risiko-risiko ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen.

Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM. IRM berkembang jika:
(1) perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif,
(2) para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama,
(3) para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka,
(4) para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan strategis,
(5) terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal, dan
(6) rencana tersebut membahas masalah end-user computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkat-tingkat manajemen, area-area fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan IRM akan menjadi tanggung jawab para eksekutif tahun 1990-an dan menjadi tema yang mendasari buku ini